Office Coordinator (d/f/m)

Department: Commerce
Office: Ableton AG / Germany
Schedule: Full-time

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Deine Rolle

Ableton wĂ€chst und verĂ€ndert sich. Mit ĂŒber 400 Mitarbeiter:innen, die in unseren beiden Berliner BĂŒros in einem hybriden Setup arbeiten, suchen wir eine/n erfahrenen Office Coordinator:in, die / der uns dabei hilft, Abletons Services zu ĂŒberdenken und umzugestalten. Gemeinsam mit dem Office Operations Team und den relevanten Stakeholdern wirst Du eine unterstĂŒtzende, ansprechende und sichere, physische und virtuelle Arbeitsumgebung schaffen, erhalten und weiterentwickeln. Mit den verbesserten Services, die Du zusammen mit dem Team schaffst, können alle Abletons, externe Partner und Besucher:innen ProduktivitĂ€t erleben und genießen und die Zusammenarbeit in unserem Hybrid Workplace fördern.

Deine Aufgaben

  • Dein Aufgabengebiet umfasst den physischen und virtuellen Arbeitsplatz, Arbeitsplatzservices, Gesundheit und Sicherheit, Wellbeing und Benefits sowie Veranstaltungen
  • Du initiierst, planst, fĂŒhrst aus, ĂŒberwachst, bewertest und schließt Office-Management-Projekte/Dienstleistungen innerhalb eines vorgegebenen Zeit- und Budgetrahmens selbststĂ€ndig ab
  • Du bewertest, verfolgst und managst Projektrisiken und AbhĂ€ngigkeiten von Dritten mit Auftragnehmern und Lieferanten
  • Du bist in der Lage, VertrĂ€ge und GeschĂ€ftsbeziehungen mit diesen Dritten effektiv zu verhandeln, zu verwalten und natĂŒrlich auch effizient zu pflegen
  • Du betreust und berĂ€tst Praktikant:innen und Auszubildende in Abstimmung mit dem Team Lead
  • Du koordinierst (Projekt-)Teammitglieder sowie gegebenenfalls Freelancer und kannst Aufgaben in einem vielfĂ€ltigen Projektteam effektiv verteilen
  • Du legst eigenstĂ€ndig einen Stakeholder- und Kommunikationsplan fest. Diesen kommunizierst du unter Beibehaltung der Konsistenz entsprechend der BedĂŒrfnisse der Stakeholder

Dein Profil

  • Du hast ĂŒber 5 Jahre Berufserfahrung, vorzugsweise im Bereich BĂŒromanagement, und bist in der Lage, selbstsicher, unabhĂ€ngig und außerordentlich serviceorientiert zu arbeiten
  • Du bist ein proaktives Teammitglied mit einer kollaborativen und wachstumsorientierten Denkweise und bist offen fĂŒr VerĂ€nderung, Ideen und Feedback
  • Du verfĂŒgst ĂŒber ein ausgezeichnetes Problemlösungs- und Verhandlungsgeschick (insbesondere bei vertraglichen Vereinbarungen und der ÜberprĂŒfung von GeschĂ€ftsbedingungen), gepaart mit einer prĂ€zisen Kommunikation in Wort und Schrift
  • Du hast eine große Leidenschaft fĂŒr GĂ€stebetreuung, zu der natĂŒrlich auch unsere Rezeption gehört, und sprĂŒhst vor Ideen, die uns vorantreiben
  • Du bist sehr erfahren mit Beschaffung und Einkauf
  • Du hast Kenntnisse ĂŒber deutsche Gesetze und Sicherheitsstandards
  • Du sprichst fließend Englisch und Deutsch, mindestens auf C1-Niveau
  • Du bringst technische AffinitĂ€t zu Lernwerkzeugen wie Jira, Confluence und Miro mit
  • Du bist bereit und offen, agile Planungsmethoden zu erlernen

Bewerbung

  • Lebenslauf (ohne Bild)
  • Anschreiben
  • Etwaige Arbeitsproben
  • Gehaltsvorstellung
  • Starttermin

Bitte beachte, dass wir Kandidat:innen suchen, die bereit sind, vor Ort von unserem Berliner Hauptsitz aus zu arbeiten.

Wir freuen uns darauf, mehr ĂŒber Dich zu erfahren!

About Ableton

Here at Ableton, we come from a wide range of cultural and professional backgrounds. What connects us is the shared belief that each of us has the skills and knowledge to contribute to the future of music culture.

We’re dedicated to what we do, and equally so about improving who we are. We work hard to foster an environment in which people can develop both personally and professionally. We believe that teams work best when they include a range of skills and experiences. That’s why we’re committed to becoming a truly inclusive workplace, providing equal opportunity in both our recruitment process and in the subsequent growth of an employee. Working here, you’ll have the opportunity to engage in mentoring, soft skills training and coaching. We care deeply about the balance between work and life, and support this with benefits surrounding health and fitness, mobility, working hour flexibility, the provision of ergonomic work equipment, as well as inspiration and tools for music-makers.

With us, you’ll work in a relaxed but dynamic environment, surrounded by people who love music and technology. You’ll be creatively challenged, encouraged to learn, and you’ll become part of an expanding, international company.

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