Office Coordinator (d/f/m)

Abteilung: Commerce
Ableton-Office: Ableton AG / Germany
BeschÀftigung: Vollzeit

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Deine Rolle

Ableton wĂ€chst und verĂ€ndert sich. Mit ĂŒber 400 Mitarbeiter:innen, die in unseren beiden Berliner BĂŒros in einem hybriden Setup arbeiten, suchen wir eine/n erfahrenen Office Coordinator:in, die / der uns dabei hilft, Abletons Services zu ĂŒberdenken und umzugestalten. Gemeinsam mit dem Office Operations Team und den relevanten Stakeholdern wirst Du eine unterstĂŒtzende, ansprechende und sichere, physische und virtuelle Arbeitsumgebung schaffen, erhalten und weiterentwickeln. Mit den verbesserten Services, die Du zusammen mit dem Team schaffst, können alle Abletons, externe Partner und Besucher:innen ProduktivitĂ€t erleben und genießen und die Zusammenarbeit in unserem Hybrid Workplace fördern.

Deine Aufgaben

  • Dein Aufgabengebiet umfasst den physischen und virtuellen Arbeitsplatz, Arbeitsplatzservices, Gesundheit und Sicherheit, Wellbeing und Benefits sowie Veranstaltungen
  • Du initiierst, planst, fĂŒhrst aus, ĂŒberwachst, bewertest und schließt Office-Management-Projekte/Dienstleistungen innerhalb eines vorgegebenen Zeit- und Budgetrahmens selbststĂ€ndig ab
  • Du bewertest, verfolgst und managst Projektrisiken und AbhĂ€ngigkeiten von Dritten mit Auftragnehmern und Lieferanten
  • Du bist in der Lage, VertrĂ€ge und GeschĂ€ftsbeziehungen mit diesen Dritten effektiv zu verhandeln, zu verwalten und natĂŒrlich auch effizient zu pflegen
  • Du betreust und berĂ€tst Praktikant:innen und Auszubildende in Abstimmung mit dem Team Lead
  • Du koordinierst (Projekt-)Teammitglieder sowie gegebenenfalls Freelancer und kannst Aufgaben in einem vielfĂ€ltigen Projektteam effektiv verteilen
  • Du legst eigenstĂ€ndig einen Stakeholder- und Kommunikationsplan fest. Diesen kommunizierst du unter Beibehaltung der Konsistenz entsprechend der BedĂŒrfnisse der Stakeholder

Dein Profil

  • Du hast ĂŒber 5 Jahre Berufserfahrung, vorzugsweise im Bereich BĂŒromanagement, und bist in der Lage, selbstsicher, unabhĂ€ngig und außerordentlich serviceorientiert zu arbeiten
  • Du bist ein proaktives Teammitglied mit einer kollaborativen und wachstumsorientierten Denkweise und bist offen fĂŒr VerĂ€nderung, Ideen und Feedback
  • Du verfĂŒgst ĂŒber ein ausgezeichnetes Problemlösungs- und Verhandlungsgeschick (insbesondere bei vertraglichen Vereinbarungen und der ÜberprĂŒfung von GeschĂ€ftsbedingungen), gepaart mit einer prĂ€zisen Kommunikation in Wort und Schrift
  • Du hast eine große Leidenschaft fĂŒr GĂ€stebetreuung, zu der natĂŒrlich auch unsere Rezeption gehört, und sprĂŒhst vor Ideen, die uns vorantreiben
  • Du bist sehr erfahren mit Beschaffung und Einkauf
  • Du hast Kenntnisse ĂŒber deutsche Gesetze und Sicherheitsstandards
  • Du sprichst fließend Englisch und Deutsch, mindestens auf C1-Niveau
  • Du bringst technische AffinitĂ€t zu Lernwerkzeugen wie Jira, Confluence und Miro mit
  • Du bist bereit und offen, agile Planungsmethoden zu erlernen

Bewerbung

  • Lebenslauf (ohne Bild)
  • Anschreiben
  • Etwaige Arbeitsproben
  • Gehaltsvorstellung
  • Starttermin

Bitte beachte, dass wir Kandidat:innen suchen, die bereit sind, vor Ort von unserem Berliner Hauptsitz aus zu arbeiten.

Wir freuen uns darauf, mehr ĂŒber Dich zu erfahren!

Über Ableton

Hier bei Ableton verbindet uns die Überzeugung, dass alle von uns die FĂ€higkeiten und das Know-how haben, zu etwas Großem beizutragen: zur Gestaltung der Zukunft der Musikkultur.

Wir begeistern uns fĂŒr das, was wir machen und wollen uns stetig verbessern. Deswegen legen wir großen Wert auf ein Umfeld, in dem sich unsere Mitarbeiter:innen persönlich und beruflich weiterentwickeln können. Wir glauben daran, dass Teams besser arbeiten, wenn sie eine Reihe von Erfahrungen und Skills umfassen. Aus diesem Grund setzen wir uns fĂŒr mehr Vielfalt am Arbeitsplatz ein und gewĂ€hrleisten Chancengleichheit bei Neueinstellungen sowie beim professionellen Wachstum unserer Kolleg:innen. FĂŒr uns steht die gesunde Balance zwischen Arbeit und Privatleben an erster Stelle, welches wir durch ein umfangreiches Gesundheitsangebot, flexible Arbeitszeiten, einen MobilitĂ€tsbonus, ergonomische Ausstattung und Home Office Möglichkeiten sowie mit Inspirationen und Tools fĂŒr Musikschaffende unterstĂŒtzen. Zudem gibt es die Möglichkeit, an Mentoring, Soft Skill Trainings und Coachings teilzunehmen.

Bei Ableton arbeitest Du in einem entspannten und gleichzeitig dynamischen Umfeld mit Menschen, die Musik und Technik lieben. Hier ist Deine KreativitĂ€t gefragt – und die Bereitschaft, sich weiterzuentwickeln. Mit uns bist Du Teil eines expandierenden, internationalen Unternehmens.

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Wir freuen uns ĂŒber Dein Interesse an einer Mitarbeit bei Ableton. Bitte fĂŒlle das folgende kurze Formular aus.

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